Interner oder externer Hauswart? Facility Management?

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, ob bei Ihrer Liegenschaft ein externer oder interner Hauswart sinnvoller ist, möchte ich Ihnen einige Gedankenanstösse geben.

Der interne Hauswart

Er ist wahrscheinlich dann zuhause, wenn es die anderen Mieter auch sind. Das kann Vorteile haben. Allerdings reinigt er auch zu dieser Zeit das Treppenhaus und mäht den Rasen. Das sorgt zunehmend für Unzufriedenheit, da die Menschen den entstehenden Lärm als Ärgernis empfinden.
Es ist zudem als interner Hauswart nicht einfach, unparteiisch zu bleiben, wenn es unter den Mietern Zwistigkeiten gibt. Ausserdem sind die Mitmieter oft misstrauisch und unterstellen ihrem Hauswart Faulheit, wenn er nicht mit dem Besen in der Hand herumläuft.
Da diese Person im Haus wohnt, ist sie bei Notfällen am Schnellsten zur Stelle. Was nicht heissen muss, dass sie das Problem selbst beheben kann, aber die Interventionszeit ist im Regelfall sehr kurz.

Bei den Stockwerkeigentümern fällt diese Variante eher weg.

Der externe Hauswart: Komplettes Facility Management

Bei diesen grossen Firmen haben Sie als Kunde vermutlich rund um die Uhr einen Ansprechpartner, da sie Notfalldienst anbieten. Sie verkaufen Ihnen auch die Wartung technischer Anlagen und haben eigene Bereiche für Gartenunterhalt und Reinigung. Sie verfügen über interne Qualitätskontrollen und eine umfangreiche Administration. Aufgrund der Grösse müssen Sie als Kunde (am Ende der Mieter) den Overhead mitfinanzieren, sprich, alle «nicht produktiven» Angestellten.

Für viele Mieter/Eigentümer spielt es keine grosse Rolle, wer reinigt. Sie bemerken wechselndes Personal gar nicht. Andere hingegen entwickeln ein gutes Verhältnis zu den Personen, die ihr Treppenhaus reinigen oder den Rasen mähen und diesen Mietern fällt es auf.
Aus Erfahrung kann ich Ihnen sagen, dass es schlicht nicht möglich ist, Ihnen und Ihrer anspruchsvollen Kundschaft dauerhaft die gleichen Mitarbeiter zu garantieren. Es gibt Ausfälle wegen Krankheit, Unfall, Ferien und Mutterschaft. Die Firmen können gar nicht anders, sie müssen andere Personen in Ihre Liegenschaft schicken. Der Vorteil dieser Firmen ist, dass sie sich noch am Morgen des Reinigungstages umorganisieren können. Sogar wenn massiv an Personalkosten gespart wird, können sie es meistens irgendwie hinbekommen.

Gerade bei grossen Überbauungen lassen sich Anschaffungskosten reduzieren, indem der Dienstleister seine eigenen Maschinen mitbringt. Eine ordentliche Aufsitzkehrmaschine ist kein kleiner Posten. Ausserdem ist es durchaus sinnvoll, wenn eine Maschine für mehrere Liegenschaften eingesetzt wird, anstatt an sechs Tagen pro Woche stillzustehen.

Je grösser der Anbieter, desto länger die Kommunikationswege. Es scheint in der Natur des Menschen zu liegen: Solange er sich Hoffnung machen kann, dass ein anderer den Auftrag erledigen könnte, wartet er ab. Das kommt auch vor, wenn die Zuständigkeiten und Kompetenzen klar wären. Für Sie als Kunde bedeutet das, dass Ihre E-Mail tagelang nicht beantwortet wird und auf Anfrage lautet die Antwort: «Ich habe Herr XY Ihr Anliegen weitergeleitet. Er meldet sich so schnell wie möglich bei Ihnen.»

Der externe Hauswart: Kleine Firma

Einzelpersonen und solche mit einer Handvoll Mitarbeiter gibt es unzählige in unserem Land. Viele meiner derartigen Mitbewerber erbringen eine hervorragende Dienstleistung. Häufig ist die Rechtschreibung auf Ihren Websites haarsträubend. Lassen Sie sich als potenzieller Kunde davon nicht abschrecken, denn es sagt nichts über die Qualität von Reinigung und Gartenarbeiten aus.
Wenn ein Kleinstbetrieb mit Superlativen um sich wirft, kann das ein Zeichen für unsicheren Umgang mit Texten sein, oder sie sehen sich wirklich in diesem Licht. Die Besten, die Schnellsten, die Professionellsten … Bei grossen Firmen, die so auftreten, würde ich persönlich gleich die Finger davon lassen. Was versprochen wird, sollte auch gehalten werden können.

Kleine Betriebe sind nicht weniger pflichtbewusst als die grossen. Hier kommunizieren Sie meistens mit dem Inhaber persönlich. Da dieser selbst in den Liegenschaften tätig ist, nimmt er seine Verantwortung anders wahr als ein Bereichsleiter, der die Reklamation anschliessend nach unten kickt.

Ich schliesse nicht aus, dass ein Mini-Betrieb ein Rundumangebot bewerkstelligen kann und ich will niemandem etwas unterstellen. Fragen Sie diese Dienstleister einfach, wie sie konkret vorgehen, wenn gleichzeitig in fünf Liegenschaften Probleme auftauchen. Garagentor öffnet sich nicht, Lift geht nicht, kein Warmwasser, Waschmaschine verliert Wasser, kein Licht im ganzen Treppenhaus. In der Liegenschaft ohne Warmwasser wohnt übrigens Herr Z, der Ihnen als Verwalter bei jeder Versammlung die Hölle heiss macht.
Klären Sie rechtzeitig, was Ihr Hauswart in dieser Situation machen würde. Wenn Sie unsicher sind und Ihnen ein Pikettdienst wirklich wichtig ist, sollten Sie eher zu einem grossen Anbieter tendieren und dort die gleiche Frage stellen. Es ist unwahrscheinlich, dass diese Firmen acht oder mehr Leute auf Pikett haben und auch bei ihnen gibt es Engpässe. Aber ihre Ressourcen sind doch grösser.

Die Personalsituation

Der im Haus wohnhafte Hauswart wird sehr wahrscheinlich Ihnen als Bewirtschafter unterstellt sein. Somit sind Sie für Lohnabrechnung, Auszahlung und Sozialleistungen verantwortlich.

Bei den externen Lösungen fällt diese Aufgabe für Sie weg. Sie sollten davon ausgehen können, dass in diesem Bereich alles korrekt läuft. Für die Reiniger gibt es übrigens einen GAV. In diesem sind Arbeitszeiten, Mindestlohn etc. geregelt. Als Aussenstehender ist es für Sie schwierig, objektiv die Einhaltung dieser Auflagen einzuschätzen. Selbst wenn die Angestellten Ihres Dienstleisters bei Ihren Mietern erzählen, dass sie viel zu viel Arbeit haben, muss es nicht der messbaren Wahrheit entsprechen. Ob wir viel oder wenig Arbeit haben, ist eine subjektive Wahrnehmung. Aber es ist möglich, dass beim Dienstleister konstant Personalmangel herrscht und die Sollzeiten zu oft überschritten werden.
Es ist keine Anmassung, wenn Sie als Kunde Ihren Auftragnehmer bei Gelegenheit fragen, ob hier alles stimmt.

Kostenrechnung

Ohne konkrete Zahlen zu Liegenschaft, Personalkosten, Anschaffungen und Materialaufwand ist es natürlich an dieser Stelle nicht möglich, eine saubere Aufstellung zu machen.

Sicher ist: Der Dienstleister muss finanziert werden. Je grösser das Firmenkonstrukt, desto höher der Aufwand. Jeder Bereichsleiter, Kader, deren Fahrzeuge, Kleidung, Tische und IT, das alles bezahlt am Ende der Mieter oder Eigentümer. Diese Summen sind nicht gering.

Sie müssen selber rechnen, was Ihnen dienlicher ist: Ein grosser FM-Betrieb, bei dem sie hoffen, dass Ihnen tatsächlich alles in Sachen Liegenschaftspflege abgenommen wird? Einen Mieter als Hauswart? Einen Kleinbetrieb, der vielleicht nur einen Teil der Aufgaben übernimmt? Jemanden für den Gartenunterhalt und Winterdienst und eine Person für die Unterhaltsreinigung des Treppenhauses?
Zur Variante mit verschiedenen Diensterbringern eine Anmerkung: Wenn die Gartenabteilung eines Grossbetriebes nicht ordentlich arbeitet, dringt das von Treppenhausreinigern mit Glück zu einem Vorgesetzten durch, der reagiert. Sind hingegen die Gartenarbeiten und die Hauswartung im Hausinnern an verschiedene Firmen vergeben, werden Sie als Auftraggeber eher davon erfahren. Das ist allen Beteiligten klar und es wird mehr Wert auf Pflichterfüllung gelegt.

Was das Beste für Ihre Liegenschaften ist, kann ich Ihnen für Ihre Situation nicht sagen. Dennoch hoffe ich, mit diesem Artikel einige Denkanstösse gegeben zu haben.

Sollte für Sie ein Kleinbetrieb für Unterhaltsreinigung in Frage kommen, freue mich, auch Ihre Liegenschaften betreuen zu dürfen.

Infos zum Angebot hier.